Gerade Meetings aus dem Homeoffice heraus stellen eine besondere Herausforderung dar, schließlich kann man sich nicht einfach in einen Besprechungsraum setzen und mit ein paar Kollegen, die gerade Zeit haben, Gedanken austauschen.
Zwar sollten auch im klassischen Büroalltag bestimmte Regeln in der Meetingkultur eingehalten werden, dennoch kommt beim digital durchgeführten Meeting auch noch der Punkt der Technik hinzu. Klar ist jedoch: Besprechungen werden auch im Berufsalltag von zuhause aus notwendig sein. Wie Du (Video) Meetings besonders effizient planst und durchführst, erfährst Du in unseren folgenden Tipps.
1. Ist das Meeting grundlegend notwendig?
„Klar ist das Meeting notwendig, sonst würde ich es doch nicht einberufen wollen“ – ist das wirklich so? Besprechungen gelten allgemein als Zeitfresser für die beteiligten Personen, deshalb solltest Du Dir vielleicht ein zweites Mal die Frage stellen, ob eine Absprache in größerer Runde wirklich sinnvoll und notwendig ist. Erst, wenn andere Kommunikationswege, wie ein Vier-Augen-Gespräch, ein Telefonat oder E-Mails nicht mehr passen bzw. den Aufwand einer Besprechung übersteigen, sollte das Meeting geplant werden.
2. (Video) Meeting Teilnehmer – wie viele und wer?
Wie schon erwähnt, sind Meetings für die Teilnehmer zeitaufwändig. Plane deshalb genau, welche Deiner Kollegen wichtig für den Ablauf und das Ergebnis sind. Zudem sind kleinere Teams häufig interaktiver und kreativer. Also lade nicht nur aus Höflichkeit ein. Als Faustregel gilt: maximal acht Teilnehmer. Überlege, welche Rollen, Fachgebiete oder Befugnisse doppelt in der Teilnehmerliste auftauchen, wenn Du noch reduzieren willst. Eine möglichst heterogene Mischung aus Persönlichkeiten und Spezialisierungen helfen häufig bei der Ideenfindung.
3. Agenda erstellen und verschicken
Damit allen schon mit der Einladung zum Termin der Inhalt und Ablauf des Meetings klar und verständlich ist, sollte eine Agenda erstellt werden. Welche Punkte sind so wichtig, dass sie unbedingt besprochen werden müssen und was ist unwesentlich und gehört nicht mit in die Besprechung? Wer sich darüber im Klaren ist, muss zwar für die Erstellung erst etwas mehr Zeit investieren, dafür hilft die Agenda bei der effizienten Durchführung dafür umso mehr. Zudem bietet sie den Teilnehmern schon im Vorhinein die Möglichkeit sich in das Thema noch einmal hereinzudenken, notwendige Informationen einzuholen und Antworten vorzubereiten. Üblich – aber nicht zwingend notwendig – erstellt der Einladende auch die Agenda.
4. Meetings abwechslungsreich gestalten
Was im Büroalltag schon schwer umzusetzen ist, wird ungleich schwieriger bei einem digitalen Meeting per Video oder Telefon. Setzen sich ungewöhnlichere Meetingsituationen wie etwa Stand-Ups an Stehtischen oder Project Walks beim Spaziergang außerhalb der Gebäude mittlerweile immer mehr durch, sind die Möglichkeiten aus dem Homeoffice hier begrenzt. Wichtig ist aber, den Besprechungen die Monotonie zu nehmen. Blöcke für Monologe, wie die Einleitung, Diskussionsmöglichkeiten untereinander oder Präsentieren von Folien, Videos oder ähnlichem sollten sich hier abwechseln.
5. Rollen definieren
Bei längeren Besprechungen hilft es, verschiedene Rollen innerhalb des Meetings zu definieren. Ein Moderator wacht über die Einhaltung der Agenda, sorgt dafür, dass die Teilnehmer beim Thema bleiben und alle zu Wort kommen. Dies sollte nicht zwingend immer eine Führungskraft übernehmen, auch andere Teammitglieder können hierfür geeignet sein. Hierbei können sich die Teilnehmer aber auch untereinander abwechseln. Bei sehr eng getakteten Meetings hilft möglicherweise ein Zeitnehmer, der die geplante Dauer der Agendapunkte im Blick behält (siehe auch 6.). Der Protokollant sollte stichpunktartig das Meeting und die wichtigsten Aussagen, Entscheidungen und offenen Punkte festhalten, damit am Ende auch etwas Verlässliches und Abgestimmtes herauskommt (siehe auch 7.).
6. Zeitblöcke setzen und die GEMO-Methode
Klare Zeitblöcke helfen Dir dabei, dass am Ende des Termins auch Ergebnisse feststehen. Damit kommen Deine Teilnehmer nicht in die Bedrängnis, eilig aus dem Meeting zu verschwinden oder ihren Folgetermin kurzfristig abzusagen. Diese festen Zeitvorgaben helfen auch dabei, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und sich nicht in Detaildiskussionen zu verlieren. Damit werden nämlich nur unbeteiligte Teilnehmer aufgehalten. Hilfreich ist hierbei die GEMO-Methode (Good Enough, Move On). Jeder Teilnehmer darf zu jeder Zeit ein „GEMO“ an den Moderator richten, der dann beurteilt, ob der Zwischenstand der Diskussion ausreicht, um mit dem eigentlichen Thema fortzufahren. Die offene Diskussion kann dann individuell in kleinerer Runde nach dem Meeting oder zu einem späteren Zeitpunkt weitergeführt werden.
7. To-dos und Verantwortlichkeiten festhalten
Ein entscheidender Punkt und wesentlich für den Erfolg: die Next Steps. Du solltest dafür sorgen, dass am Ende der Besprechung klar ist, wer was bis wann zu tun hat. Das Ganze sollte schriftlich festgehalten werden, sodass es im Anschluss auch den Teilnehmer noch einmal zukommen gelassen werden kann. So wird es gleich verbindlicher und man kommt tatsächlich voran, sodass das Meeting auch einen Sinn hatte. Auch wichtige Entscheidungen und Aussagen, die keinen klaren Handlungsauftrag zur Folge haben, sollten festgehalten werden und in das Protokoll mit einfließen. Zu ausufernd sollte das Protokoll aber nicht geführt werden, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass es nicht gelesen wird.
8. Videokonferenz statt Telefon
Ein Tipp besonders für das Arbeiten aus dem Homeoffice: ein persönliches Meeting kann schon anstrengend sein, das Ganze nur am Telefon zu führen ist es umso mehr. Es ist schwierig immer den Überblick zu behalten, wer gerade spricht und zudem fehlen Gestik und Mimik, um das Gesagte besser einordnen zu können. Deshalb ist es immer hilfreich, wenn es möglich ist, einen Videochat zu nutzen. Eine Kamera und Mikrofon besitzt fast jeder Laptop, an feststehenden PCs muss dieses extern angeschlossen werden. Da bei Videotelefonie mehr Daten übertragen werden müssen, kann es hilfreich sein, sich direkt per Kabel mit dem Internet zu verbinden. Ein schwaches WLAN Signal kann zu verpixelten Gesichtern und Tonaussetzern führen, was nicht gerade zur Akzeptanz von Videokonferenzen führt.
9. Netiquette beachten
Klar ist, dass bestimmte Verhaltensregeln ein Muss für Gespräche und Meetings unter Kollegen gelten. Das Zusagen oder Ablehnen von Einladungen, die Pünktlichkeit und die Fokussierung auf das Meeting gehören zu einem Treffen im Besprechungsraum genauso dazu, wie bei der digitalen Variante. Ganz besonders sollte aber Wert auf das Ausreden der Gesprächspartner gelegt werden. Unterbrechungen und Zwischenanmerkungen sind schwierig dem Einzelnen zuzuordnen. Zudem gibt es bei schlechten Verbindungen oder vielen Teilnehmern eine kurze Verzögerung zwischen Gesagtem und Gehörtem, sodass Anmerkungen erst einen halben Satz oder noch später bei dem Redner ankommen. Dies bringt Sprecher teilweise erst recht aus dem Konzept. Also sei nett und lass die anderen aussprechen und stelle Rückfragen erst im Anschluss. Das Gute an der Videokonferenz, es gibt kein typisches Vier-Augen-Gemurmel und -Geflüster von den beiden Kollegen vorne rechts.
Und, alles klar? Wir hoffen, dass Du nun mit unseren kurzen Best Practice Tipps Deine Meetings effizienter planen und umsetzen kannst. Wir haben jedenfalls gute Erfahrungen damit gemacht und verschwenden nun weniger Zeit.
